電話の取り方とボタンの使い方!会社の電話対応をマスターしよう

ビジネス電話は家で使う固定電話と違い、ボタンが多くて初めて事務仕事をする人や新入社員の人には難しく見え使いこなせるか不安に感じますよね。

しかし会社で働いていくなかで電話の取り方とボタンの使い方がわからないと周りのスタッフに迷惑をかけてしまったり、不安からか仕事に行くのも嫌になってしまいます。

私も職場の電話を取るのは苦手でできれば電話は取りたくないなと思うこともあります。

でも電話の取り方とボタンの使い方をマスターすればどんな人でも、自信を持って電話を取ることができ、仕事を効率よくすることができます。

ビジネス用の電話なら、保留ボタンと転送ボタンを使い分けることが、プロ級の取り方へ近づく近道です。

ビジネス電話の取り方は３コール以内に電話を取ることです。保留ボタンは電話を待機状態にでき転送ボタンは別の電話機に送ることができます。

それでは詳しく見ていき電話対応をマスターましょう。

　

　

ビジネス電話の使い方とボタン、転送、保留の使い分けは？

ビジネス電話とは家の固定電話とは少し違い、１つの回線で複数の電話を取ることができます。

ビジネス電話を使うときに知っておいた方がいいこと。それは保留ボタンと転送ボタンの取り方です。

保留ボタンと転送ボタンって似てるので間違えて使いそうですよね。それぞれ違いを分けてみました。

	保留ボタン	転送ボタン
特徴	外線の電話を待機状態にできる	外線を別の電話機に転送できる
外線〇番と伝えるべきか	伝えるべき	伝える必要はない
担当者が対応すること	ボタンを押して受話器を取る	ボタンを押さずにそのまま受話器を取ればいい

もっと詳しい内容を、保留ボタンと転送ボタンに分けて詳しく見て行きましょう。まずは保留ボタンからです。

　

保留ボタンの操作方法をマスターしよう

例えばあなたが会社の外線を受け取りました。しかしその電話は別の担当者宛てだったときはその担当者に電話を繋がなければいけません。

そんな時、保留ボタンは電話を待機の状態にすることができます。

保留ボタンを押している間は電話を置いても切れることはなくこちらの声や音は聞こえません。

相手側が電話を待っている間は保留音が流れます。その保留ボタンを押している間に担当者に電話を代わるのです。

保留ボタンはどんなふうに使うのでしょうか？電話の取り方と絡めて説明しますね。

担当者が近くにいる場合は口頭で「〇〇様から外線〇番に電話です」と伝え、担当者が自分のビジネス電話から保留ボタンを解除して外線の人と話すことができます。

担当者が近くにいない場合や別室にいる場合はまず保留ボタンを押します。すると内線待機状態になります。

内線を使い担当者に連絡をします。この時「〇〇様から外線〇番に電話です。」と

相手にわかるように外線何番からなのか、誰からの電話なのかをしっかり伝えるようにしましょう。

その内線を受けて担当者が保留中になっている電話の外線を押し電話の相手と話すことができます。

担当者に内線をかける時は、内線番号というものがあります。

例えば内線番号10番、その番号にかけるとAさん(担当者)につながります。内線11番はBさん(担当者)というように決まっています。

　

転送ボタンの操作方法!スムーズに電話を繋ごう

転送ボタンとは自分が受け取った電話を別の電話機に送ることができます。

複数の電話がある時などに使うと仕事を効率よくすることができます。

使い方も保留ボタンを使う時と変わりません。別の階の〇〇課に繋ぎたいときなどに使います。

それでは、転送ボタンの使い方を電話の取り方に合わせてみていきましょう。

例えばあなたが外線を受け取りました。

この電話を別の階の△さんに転送をする場合は保留ボタンは押さず転送ボタンを押します。

転送ボタンを押すと保留の状態になり内線が待機状態になります。

その後に内線をかけて「〇〇さんから電話です。転送します。」と伝え電話を置きます。

電話を置くことにより、保留されていた電話を転送することができます。

この転送方法を「オンフック転送」と呼ぶこともあります。

転送ボタンのいいところは、保留ボタンと違い外線を担当者に繋ぐ場合、外線の番号を伝える必要がないところです。

転送を送る側だけでなく担当者も内線を受けて外線を取る場合も外線ボタンを押す必要なく電話を取るだけで済むところもいい点の一つです。

場合によっては複数の電話が重なっても転送ボタンを使うことにより間違えずらくなるのでうまく転送ボタンを効率良く使っていきましょう。

しかし、いいことばかりではなく気を付けなければならない部分のあります。

それは転送ボタンを押したら必ず担当者に内線を入れるということです。

内線を入れることを忘れてしまったら外線がずっと保留のままになってしまいます。

何分も待たされると外線の相手も気分を悪くし怒らせてしまったり、会社のイメージも悪くなってしまいます。

外線電話の相手を待たせずスムーズにつなぐためにも転送ボタンを押したら内線をすぐに担当者に入れましょう。

たくさんボタンがあるから難しく思われがちなビジネス電話ですよね。

ですが、保留と転送ボタンを覚えて真面目に仕事をすれば、「この人なら大丈夫」と安心して電話対応を任せてもらえるようになりますよ。

最初は戸惑うかもしれませんがそれも経験。慣れてくれば電話の取り方も迷うことなくスムーズにできるようになるのでしっかり覚えていきましょう。

　

　

電話の取り方と会社の対応は?相手を待たせないコツ

会社で働いていたら電話を取らなければいけない時って結構ありますよね。

電話を取ることに慣れていないと、「相手の人に失礼はなかったかな」「どう話していいかわからない」と、

電話を取ることに不安を感じてる人もたくさんいます。

私もどう話していいか分からず電話を受け取ることに不安を感じていた時があったのでコールがなるとちょっと怖く苦手な気持ちがすごくわかります。

でも会社での電話の取り方には基本があります。

今は苦手でも基本の取り方がわかれば電話を受け取ることが苦手ではなくなり、自信に繋がります。会社で電話を取ることが楽しくなりますね。

それでは電話の受け取り方を見て行きましょう。

このような電話マナーができていると、相手先から好感を持たれて、会社全体のイメージも上がりますね。

　

3コール以内に電話にでる理由は相手を待たせないため

電話が鳴ったら基本は３コール以内にでるようにしましょう。これは仕事をするうえで基本のマナーです。

３コール以内に電話を取らないといけない理由は３つです。

電話に出れず切れてしまった電話がとても大事な内容の電話だった場合、会社にとってマイナスになってしまったら取り返しがつきません。

その他にも会社の評価も下がってしまいます。社員の育成ができていないと思われてしまうことも。

それぐらい３コール以内に出るということは大切なことなんですね。

　

電話を取ったら会社名と自分の名前を言う

まずは、「お電話ありがとうございます。株式会社□□の〇〇でございます。」と相手に伝えましょう。

会社の電話の取り方の基本なのですが「もしもし」という言葉は使いません。

上から話していると思われて相手に嫌な印象を与えてしまうことがあるからです。

また、３コール以内に電話を取ることができなかったときは「大変お待たせいたしました。」と伝えます。

初めに一言添えることで「待たせて悪かった」という気持ちを伝えることも大切です。

こちらが名前を言うと相手の人も自分がどこの会社の誰なのかを名乗ってくれます。

その会社名と名前をメモし復唱します。

会社名と名前の間違いを無くすためにも必ず復唱するようにしましょう。

もし相手が名乗ってこない場合は、「すみませんが御社名を伺ってもよろしいでしょうか。」と、こちらから会社名と名前を聞きましょう。

相手が誰に用事なのか聞いて担当者に繋ぎましょう。

　

電話を保留にして担当者に繋ぐときの話し方

電話を保留にする場合は電話先の相手から誰に用事か聞き、「〇〇でございますね。少々お待ちください。」と伝え保留にしてください。

その後に近くにいる場合はそのまま電話があったことを伝えます。また近くにいない場合は内線を使い担当者に伝えます。

もし、担当者が外出中や今すぐでることができない場合は、以下を聞きましょう。

折り返しが不要の時は「かしこまりました。株式会社□□の〇〇様からお電話があった旨申し伝えます。」と言い電話を切ります。担当者にはメモを残します。

電話を切るときは相手が切ったことを確認してから静かにゆっくり電話を切るようにします。

また、電話の相手から直接担当者の番号を聞かれる場合があります。

勝手に個人情報を伝えてはいけなので、確認をして必要であれば連絡をすることを伝えるようにします。

勝手に番号を教えないように気を付けましょう。

　

外出や不在ので電話に出れないときはメモを残す

電話を切ったら後回しにせずすぐに伝言メモを残しましょう。

伝言メモを残すことを忘れて気づかず仕事を終えてしまったら、その電話が会社にとって重要な取引先だったら最悪ですよね。伝言メモを忘れたことを後悔しても遅いですよね。

それぐらい伝言メモを担当者に残すことは大切なことなのです。伝言メモの書き方はこちらです。

この５点をしっかり書き担当者に伝えましょう。

　

　

電話の取り方とマナー!かける時気を付けること

電話対応のマナーは、以下に気を付けましょう。

気を付けること、それは声の大きさやトーン、話すスピードです。

対応する時は、はっきりと明るいトーンで早口にならないように気を付けて話すようにすると相手も聞きやすくなります。

話し方もとても大切で敬語や尊敬語を使うことも電話のかけ方取り方のマナーです。

コールが鳴ったら３コール以内に電話を取ることも大切です。

コールが３コール以上鳴ると相手は待たされている感じてしまうからです。もしもしを使わないのもマナーの一つです。

手元にメモできるものを置いておき、いつ電話が来ても慌てることなく仕事ができるように前準備をしっかりするようにして下さい。

この５つのマナーに気を付けて電話対応するように心がけましょう。

　

電話をかけるときの注意点!上手なやり取り方法

電話をかける時は、仕事以外の時間や12時～13時などのランチタイムは避けましょう。

仕事時間以外にかけてしまうと「この会社はマナーがなってない」と思われ、会社の印象も悪くなり相手も不快な気持ちにさせてしまいます。

これを含めて気を付けることを、まとめておきましたよ！

仕事時間は終わってるのに電話がきたら確かに嫌だなと思いますよね。

どうしても朝早くに電話で確認しなければならない時は、電話をかける時に一言「朝早く恐れ入ります。」と伝えてから内容を伝えるといいです。話すときは、はっきり話しましょう。

早速電話をかけてみましょう。電話が繋がったら、あなたがどこの誰なのかを伝え、用事がある担当者に電話を繋いでほしいこと伝えます。

「〇〇会社の〇〇と申します。いつもお世話になっております。△様はいらっしゃいますか?」と聞き担当者に繋いでもらいます。

担当者が出たら、さっそく以下のことを聞きます。

相手に時間があり話せる場合は、そのまま要件を伝え電話を静かに切りましょう。

切るときはお忙しい中を最初につけて「ありがとうございました。」と言うといいです。

またかけた方から電話を切ることがマナーです。電話を切るのはあなたからようにしましょう。

　

電話をかけたが担当者が出れないときの対応

電話をかけたときいつも担当者がいるとは限りません。不在の時や折り返し連絡が欲しい場合のの対応は３つあります。

電話があったことを担当者に伝えてもらうパターンとまた改めてかけ直すと伝えるパターン、折り返し電話をもらうパターンです。

また伝えてもらうパターンの場合は、電話に出てくれた人の名前も聞いておくといいですね。

折り返し電話をもらう場合は、自分が〇会社の〇〇(名前)誰なのかも一緒に伝え、かけてほしい電話番号も一緒に伝えましょう。

　

自分が会社のリーダーだと思って対応しよう!

電話をかける時の注意点は、意識した方がいいことがあります。それは自分は会社のリーダーとして電話対応していると頭の片隅に入れておくことです。

そのる理由はあなたの電話の取り方で会社のイメージは良くも悪くもなります。あなたが新人であっても会社の従業員の一人として見られるのです。

電話は相手の顔が見えません。表情がわかれば安心感もありますが声だけで会話をするので電話の取り方で気を付けなければならないこともあります。

あなたが明るく電話対応することで会社のイメージも良くなり相手と良好な関係を作ることができますね。一人一人会社の一員であることを意識することが大切です。

　

　

まとめ

• 保留ボタンを押すとその電話を待機状態にすることができる
• 転送ボタンは、外線を担当者に繋ぐ場合、外線の番号を伝える必要がない
• 電話が鳴ったら基本は３コール以内にでるのが基本
• 言葉遣いは丁寧に話す

電話の取り方わかりましたか?保留ボタンと転送ボタンを上手く使いわけることでビジネス電話はうまく使いこなせそうですね。近くにいる時は口頭で遠くの場合は、内線を使い担当者に外線が入ったことを伝えること。

会社の電話の取り方は基本通りにやれば電話を取るのが苦手な人でも電話を取れるようになります。

最初はみんなわかりません。少しずつ経験を積んで会社で仕事のできる社員を目指してくださいね。